1. Introduction
1.1. Qu'est-ce que la convergence des Systèmes d'Information (SI) ?
La convergence SI ne se résume pas à sélectionner un ensemble de logiciels, dans le cadre d'une coopération, d'un rachat ou d'une fusion de plusieurs établissements. Il s'agit de mettre en commun les moyens et les organisations pour renforcer l'efficience de la réponse du SI aux besoins des professionnels et mieux contribuer au projet médical du nouvel ensemble. Pour faire converger plusieurs SI, il faudra faire converger les processus métiers, les fonctions offertes et la couches applicative.
Il faudra arriver à un SI commun composé d'une gouvernance SI unique ou commune, d'une stratégie unique ou commune et partagée, d'un ensemble de processus cohérents, d'une cartographie fonctionnelle partagée, d'un ensemble applicatif commun, de ressources humaines partagées et d'une architecture technique mutualisée.
Faire converger les SIH permet de mieux répondre aux besoins des professionnels comme des patients. Il est aussi d'une grande aide pour le champ : pilotage médico-économique.
1.2. Adopter une démarche de définition des cibles et trajectoires de convergence.
Adopter une démarche de définition des cibles et trajectoires de convergence est une étape clé dans la réalisation du projet. Si la définition des critères techniques est fondamentale, il ne faut pas oublier les aspects financiers et culturels qui engendrent souvent des difficultés à rapprocher les SI. Adopter ce type de démarche permet de pallier les difficultés rencontrées par la non-prise en compte de ces domaines. Ne pas adopter cette démarche revient à réduire le projet de convergence à un projet de choix de logiciel alors qu'il est plus complexe.
Les clés de sujet pour le projet sont les suivantes :
- Parvenir à une vision et une stratégie partagées
- Impliquer les utilisateurs grâce à une approche multidisciplinaire
- Constituer un groupe de travail motivé et motivant
- Motiver en prévoyant des projets très visibles
- Faire le choix de technologies facilitatrices
- Rester souple dans la mise en place des trajectoires de migration et intégrer les opportunités qui se présentent.
- Evaluer les résultats et ajuster le cas échéant.
1.3. Synthèse de la démarche de convergence des SI
La démarche proposée vise trois objectifs :
2. Démarche
2.1. Mettre en place la gouvernance du projet de convergence
La gouvernance du projet décrit la façon dont le projet est dirigé et contrôlé. Elle détaille le mode depilotage du projet et le mode de gestion de projet. Le projet doit être piloté par une structure transversale et représentative, capable de prendre en compte les particularités de chacun des systèmes à faire converger. Il faudra alors
- piloter le processus de connaissance, les ressources, et la conduite du changement.
- structurer la gouvernance avec trois niveaux : un comité ou une instance décisionnaire, un groupe projet, et plusieurs groupes de travail thématiques
- tout en tenant compte des dimensions stratégique, culturelle, organisationnelle et technique.
2.2. Définir les objectifs et identifier le périmètre de convergence.
Avant toute chose, il est important que les parties prenantes soient au clair sur les objectifs stratégiques du projet de convergence. Il s'agira pour cela de bien identifier les valeurs ajoutées que chaque établissement pourra retirer de sa participation à la démarche de convergence.
En dehors de ces objectifs stratégiques, on s'attachera à bien définir le champ fonctionnel, technique et géographique de ce projet stratégique de convergence et autant que possible l'évolutivité du projet dans le temps… La définition d'un modèle cible, ne vient qu'après cette phase.
2.3. Faire un état des lieux de l'existant
- du point de vue métier par la description des processus
- du point de vue fonctionnel et applicatif par la description de l'existant
- du point de vue informatique par la description des ressources informatique
2.4. Construire la cible et les trajectoires de convergence
Elaborer un SDSI commun
Il s'agit enfin d'élaborer un Schéma Directeur du Système d'Information (SDSI) commun afin de répondre aux objectifs suivants : définir une cible SI, garantir une cohérence durable du Système d'Information fondée sur les orientations stratégiques des établissements, améliorer la lisibilité et la communication, permettre de concilier l'ambition en matière de Système d'Information avec la maturité de l'offre du marché en matière d'informatique de santé et les moyens dont peuvent disposer les établissements pour mettre en œuvre leur Système d'Information commun.
Définir l'ensemble applicatif cible
Le Schéma Directeur du SI commun se décline – par un organe commun de management – en définissant un ensemble applicatif cible (en fonction des besoins et de la cartographie applicative) et une architecture technique cible.
Définir les trajectoires de convergence
Une fois l'architecture cible définie, il convient de mesurer l'écart entre l'état des lieux des SI de chaque structure et cette cible commune.
De cet écart nait le besoin de définir une trajectoire pour chaque établissement, cohérente avec son schéma directeur local et les priorités de son projet stratégique d'établissement. Cette trajectoire doit être souple pour profiter des opportunités, construite de façon itérative, sur des horizons de temps à court ou moyen terme, en cherchant à couvrir rapidement les risques les plus critiques.
2.5. Valider le projet de convergence et le mettre en œuvre
La bonne conduite du projet de convergence repose sur la constitution d'un groupe projet dont on peut résumer les qualités ici : Continuité, ouverture, réalisme, proche des utilisateurs et spontanéité.
© ANAP
Ces contenus extraits du centre de ressources de l'ANAP sont diffusés gratuitement.
Toutefois, leur utilisation ou citation est soumise à l'inscription de la mention suivante : "© ANAP"